Entenda o papel do Departamento Pessoal e a sua relevância para o crescimento da empresa

O Departamento Pessoal é o setor responsável pela gestão dos funcionários, em especial das questões trabalhistas e previdenciárias, tendo o compromisso com as tarefas mais burocráticas para garantir o cumprimento de leis, normas, assegurando uma boa relação entre a empresa e seus funcionários.

Além disso, desde a entrada até a saída do funcionário da empresa, a atuação do DP é indispensável, visto que todas as exigências legislativas, documentos pessoais de funcionários, execução de atividades relacionadas aos colaboradores é de competência do Departamento Pessoal.

O DP é regido pelo Ministério do Trabalho e Previdência, pela CLT e pelo Sindicato da categoria. 

PAPEL DESEMPENHADO PELO DEPARTAMENTO PESSOAL

Como visto, o Departamento Pessoal exerce uma função relevante dentro de uma empresa. O papel desempenhado por este setor é cuidar do ambiente laboral, bem como diminuir penalidades e garantir que os colaboradores recebam o que é de direito, de acordo com a legislação. 

As atividades exercidas pelo DP vão desde a admissão, pagamento e negociação de salários, locomoção, férias, benefícios, licenças, apuração do registro de ponto, pagamento de 13º salário, pagamento de comissões, escala de horários, rescisão, obrigações acessórios, entre outras atividades que podem variar de acordo com a empresa e as obrigações legais.

Logo, entende-se que o DP é responsável por toda a parte burocrática ligada a pagamentos de uma empresa, especialmente pagamentos e provimentos aos funcionários.

Deste modo, é função típica do DP a gestão dos funcionários, assim, tem o dever de sempre atender aos colaboradores da empresa, fornecer informações das questões burocráticas da relação trabalhista, orientá-los e auxiliá-los.

Ademais, é responsável pela organização de toda documentação dos funcionários, bem como por manter atualizado, desde o momento da contratação até a rescisão, para facilitar o manuseio e procedimentos em que exigem documentação, principalmente em órgãos públicos.

O DP, ainda, tem o controle de frequência dos trabalhadores, que acompanha o registro de ponto se houver, registro de banco de horas e horas extras, férias, licenças… informações estas que devem ser monitoradas e registradas para a integração à folha de pagamento, que é uma atividade também de responsabilidade do DP.

Além dessas importantes funções do Departamento Pessoal, estão incluídas, ainda, a administração em geral de colaboradores e a gestão de arquivos veja:

1. Realizar processo de admissão;
2. Executar homologação de rescisão de contrato;
3. Benefícios;
4. Controle, cálculos e apontamentos;
5. Fechar a folha de pagamento;
6. Atuar com imposto de renda, RAIS, GFIP, Caged, Informe de Rendimentos, CAT, Carteira de Trabalho, E-Social, Dctf-Web;
7. Organização de arquivos;
8. Férias;
9. Recolhimento de contribuições;
10. Atividades gerais ligadas a registros e controles de pessoal;

Portanto, é um departamento que exige muita atenção, organização e colaboração entre os membros da equipe, pois são exercidas atividades de rotina, mas que podem sofrer variações em função de ausências, desatualização de cadastros, ou registros indevidos.

QUAL A IMPORTÂNCIA DO DEPARTAMENTO PESSOAL PARA A EMPRESA?

A empresa que visa crescimento e uma administração de qualidade, precisa contar com setor específico de Departamento Pessoal para um controle eficiente dos procedimentos da empresa, do quadro de funcionários, principalmente quando o número de colaboradores é grande, bem como para o cumprimento das exigências trabalhistas.

Uma importante função do DP é manter a documentação dos funcionários organizada, atualizada, pois as documentações são de extrema importância para as tomadas de decisões do empresário em relação aos colaboradores, portanto, o DP vai minuciar esses elementos para auxiliar a tomada de decisão conforme os registros apurados.

Logo, é uma área com uma base de dados que armazena números, datas e registros de alta relevância, assim, o gestor conta com eficiência, precisão e agilidade do DP para tomar providências, por exemplo em uma ação trabalhista, quem deve fornecer o máximo de informações sobre o funcionário é o DP.

O Departamento Pessoal se diferencia do setor de Recursos Humanos, visto que este atua focado na gestão de pessoas, em treinamento, bem-estar, alocação de perfis, relacionamento interpessoal, motivação e produtividade. Já o DP atua na operação de processos, na gestão de processos burocráticos dos funcionários.

Tem-se que o DP tem um papel maior do que o RH dentro de uma empresa, em que uma organização consegue sobreviver sem um RH, mas jamais sem um DP. 

Uma ótima escolha para o exercício das atividades de DP é a terceirização do serviço, através de escritórios contábeis, consultorias, profissionais autônomos.

O FUTURO DIGITAL DO DEPARTAMENTO PESSOAL

Vivemos um mundo cada vez mais tecnológico, integrar tecnologias e aprimoramentos digitais à empresa é um investimento. As ferramentas automatizadas empresariais estão contribuindo para o crescimento, visto que permite um trabalho mais eficiente, com redução do trabalho manual e, consequentemente, da margem de erros. 

Desta forma, o Departamento Pessoal também mudou o modo de trabalhar, lidar com pessoas exige técnicas de aperfeiçoamento e ferramentas que possam facilitar isso. O principal método que as ferramentas tecnológicas oferecem é a otimização do tempo na realização de atividades. 

Uma organização que está aberta para as inovações, principalmente tecnológicas, consequentemente se destaca no mercado, faz com que a empresa se posicione melhor no comércio e faça uso das melhores soluções tecnológicas disponíveis.

Desta forma, o e-Social é uma plataforma informatizada criada pelo Governo Federal para declarar e armazenar informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas de uma empresa, e armazenar dados cadastrais dos funcionários.

Outras tantas ferramentas disponíveis podem oferecer um suporte importante para a equipe de DP, por exemplo: controle de pontos inteligentes (PontoTel), o Google Drive que funciona como uma nuvem de armazenamento, ContaAzul que é um software que agiliza processos financeiros. 

Enfim, várias são as ferramentas informatizadas que podem contribuir grandemente para o Departamento Pessoal, otimizando tempo, facilitando a busca de informações, mais eficiência e estrutura em um ambiente pequeno.

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