Entenda o que é LGPD e como o profissional contábil deve tratá-la. 

A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD garante proteção aos dados pessoais de pessoas físicas e com foco na criação de uma segurança jurídica para a padronização de regulamentos e práticas de proteção para os indivíduos sobre o tratamento dado a suas informações pessoais nos meios digitais.

Desta forma, a LGPD determina que no âmbito contábil devem também respeitar esta Lei que envolve privacidade e segurança no tratamento de informações dos indivíduos, incluindo os escritórios de contabilidade que guardam um grande acervo de dados, informações contábeis, fiscais e financeiras dos clientes que precisam ser tratadas e protegidas.

Ainda, a LGPD traz específico a definição de várias terminologias como “tratamento”, “dados pessoais” e “dados pessoais sensíveis”. Logo, o tratamento é toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento.

Dado pessoal é a informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. E dado pessoal sensível é sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

Assim, a LGPD se importou em definir essas terminologias para não abrir margem para interpretações que não condizem com o objetivo da Lei, é de extrema importância sua observância.

IMPORTÂNCIA DA LGPD PARA OS ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE?

Para os consumidores, a LGPD garante maior transparência, sempre que alguém realizar uma operação com os dados pessoais, a pessoa saberá que a ação foi feita com o seu apoio. Para a área contábil, o impacto da Lei é direto, tornando os processos mais confiáveis e robustos. 

A aplicação da LGPD nos escritórios de contabilidade é a certeza de que estão dentro do padrão mínimo de qualidade, é uma forma de garantir a seriedade para gerenciar documentos de clientes e informações, além de deixar transparente o objetivo para sua coleta, armazenamento e processamento. 

A existência de um tratamento de confiança com dados de clientes, é uma garantia de proteção e respeito à privacidade, bem como a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem. Vale lembrar que o descumprimento desta normativa pode resultar em sanções administrativas bem graves como: numa multa de 2% do faturamento da empresa; publicização da infração; proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados. 

É importante ter conhecimento que existe uma fiscalização centralizada com agentes responsáveis, é a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPAD), que fica encarregada da fiscalização e da penalização em caso de seu descumprimento da nova lei.

DICAS PARA ADEQUAR SUA EMPRESA A LGPD

Sem a proteção da LGPD não há garantia de que os dados coletados de diferentes clientes serão utilizados para somente práticas comerciais, assim, atualmente a solicitação de dados deverá ficar clara para o usuário e ele poderá ter a opção em dizer “não” para o compartilhamento.

Por isso, inicialmente, é fundamental criar diretrizes transparentes para que seus clientes possam se sentir seguros ao fornecer os seus dados pessoais, essa é a chance de você ganhar a confiança do seu público e gerar aberturas para futuros prospects.

Investir em infraestrutura eficiente de TI e para a segurança da informação, tendo como parâmetro a Lei de Proteção de Dados, é preparar a sua empresa para escapar de vazamentos de informação que geram enormes prejuízos. 

Listamos 3 passos de grande relevância para que você junto ao setor de TI aplicarem a LGPD a sua empresa, dicas para alinhar rotinas e manter tudo em dia, bem como para evitar multas:

1. Criação de uma comissão de adequação: é de extrema importância ter uma equipe voltada, principalmente na implementação da Lei, visto que garante uma maior agilidade e foco no processo de adaptação. A comissão deve ser composta por membros do jurídico, de TI e consultores externos.

2. Reforce a política de segurança de dados: análise a política de processamento de dados, a LGPD como parâmetro, revisando cada ponto para que esteja de acordo com a lei, se houver algum conflito, deve ser corrigido.

4 pontos da Lei devem ser considerados e rigorosos:

1. Os clientes devem consentir sobre o uso de seus dados
2. Devem ser informados, previamente, para qual finalidade os dados serão utilizados
3. Todo cliente pode pedir o acesso, a modificação e a remoção de suas informações a qualquer momento;
4. A empresa não pode fazer uso comercial de dados sensíveis, por exemplo: os de saúde e religião.  

3. Diferenciar controlador e operador: a Lei também exige que a sua contabilidade defina quem irá fazer uso dos dados, sendo diferente a responsabilidade de cada colaborador. Enquanto o controlador direciona o que será feito com os dados, o operador lida com eles na prática – e você precisa definir quem fará o que.

4. Alertar e responsabilizar as terceirizadas: Os escritórios de contabilidade que tiverem subcontratadas devem exigir que elas também se adaptem às medidas de proteção de dados, porque estarão sujeitas às sanções em casos de vazamentos. Assim, é fundamental ter clareza quanto aos procedimentos de segurança.  

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