A gerência de um condômino é uma tarefa difícil, exige tempo e capacidade para administrar esse conjunto de unidades residenciais ou comerciais. O responsável por exercer essa gerência é o síndico, bem como as atividades desenvolvidas são igualmente de uma empresa. 

Logo, uma das atividades é encarregar-se de toda a documentação contábil, registros e finanças. Assim, a organização financeira pode se tornar uma grande vilã para os síndicos ou administradores se não for bem executada. 

A Lei nº 4.591 de 1964 é a responsável por dispor sobre condomínios, em seu art. 22, “g”, estabelece que é competência do síndico, dentre outras, de manter guardada durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidade de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.

Isso porque, o síndico é responsável por apresentar em Assembleia Geral toda a prestação de contas do seu exercício de atividade no condomínio. Deste modo, fica evidente a importância da contabilidade condominial para garantir um bom funcionamento administrativo e para manter corretamente a posse de registros que comprovam toda a movimentação financeira.

É importante esclarecer que não há uma norma contábil específica editada pelo Conselho Federal de Contabilidade que discipline sobre contabilidade de condomínios. Contudo, o síndico é obrigado a prestar contas anualmente, ou em caso de exigência da Assembleia Geral.

COMO FUNCIONA A CONTABILIDADE CONDOMINIAL

Entender como funciona a contabilidade para condomínio é importante para desenvolver um bom exercício das atividades do síndico. Inicialmente, se o condomínio decide fazer uma contabilidade, devem ser obedecidos os princípios contábeis aplicáveis a todas as entidades, em especial os previstos na ITG 2002 – Entidade Sem Finalidade de Lucros, aprovada pela Resolução CFC nº 1.409/12. 

Sob pena de responder judicialmente por responsabilidade civil que ocorre quando as atribuições do cargo não são cumpridas adequadamente, ocasionando prejuízos aos condôminos ou a terceiros.

E responder, ainda, criminalmente quando o síndico não cumpre com suas atribuições. Exemplos: geralmente crimes contra a honra (injúria, calúnia e difamação), a apropriação indébita de fundos do condomínio, e a apropriação indébita de verbas previdenciárias dos funcionários.

Deste modo, a contratação de um profissional de contabilidade não é obrigatória, todavia, é necessário que a pessoa tenha um conhecimento técnico na área para realizar a contabilidade de condomínio. 

Caso não tenha essa capacidade contábil, o recomendado é terceirizar esse serviço para o profissional que deve ser aprovado pela Assembleia Geral. Lembrando que essa terceirização não anula a responsabilidade do síndico.

Existem também ferramentas tecnológicas que podem auxiliar neste momento, investir em um sistema contábil é ideal para manter principalmente o controle de todos os registros de entradas, saídas e pagamentos, bem como ferramentas gratuitas que vão ajudar, por exemplo o aplicativo Trello para a organização do condomínio, para o gerenciamento de projetos e ideal para cronogramas e organização das rotinas.

Ademais, toda a organização contábil e o planejamento devem ser observados, é importante ter uma organização principalmente das documentações e obrigações, algumas responsabilidades são: contas mensais (água, luz, etc), boletos de tributos como FGTS, IRRF, INSS, CSLL, COFINS. 

Além desses, é preciso manter organizado as pastas de contratos de seguros, documentação trabalhista, Certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB) e entre outros. Assim, facilitará no momento da prestação de contas com o condomínio.

QUAIS SÃO AS OBRIGAÇÕES TRIBUTÁRIAS?

Outro ponto importante, é conhecer os impostos obrigatórios para os condomínios, acompanhar os calendários de pagamento tributário e fiscal, acompanhar as mudanças nas datas de pagamentos.

Mesmo tendo CNPJ, condomínios não pagam Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, visto que não são reconhecidos legalmente como pessoas jurídicas. Isso porque, como explica o Parecer Normativo CST nº 76 de 09/02/1971, o “Condomínio em Edificações” que tem por fim exclusivo cuidar dos interesses comuns dos co-proprietários de Edifício na forma da Lei nº 4.591/64 , não é pessoa jurídica ou equiparada, e por isso mesmo não está sujeito à inscrição no CGC do Ministério da Fazenda.

No entanto, condomínios estão obrigados a pagar impostos mensalmente, já que normalmente contam com funcionários contratados, como porteiro, equipe de limpeza e o próprio síndico. Caso não cumpra suas obrigações, o condomínio fica sujeito a multa administrativa.

Vejamos quais são os impostos obrigatórios:

INSS: referente ao financiamento de aposentadorias públicas bem como outras garantias, como pensões, salário maternidade, auxílio-doença e seguro desemprego. A contribuição é de 20% sobre o pagamento efetuado aos funcionários do condomínio, profissionais autônomos contratados e o síndico.

FGTS: Esse pagamento se refere aos funcionários diretamente contratados com carteira assinada.

Cofins (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social): recolhido em caso de contratação de prestadores de serviços em valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal.

ISS (Imposto Sobre Serviços): destinado para as prefeituras e incide sobre a prestação de serviços. O valor varia conforme o tipo de serviço. Para sua correta definição, deve ser consultada a legislação da prefeitura local.

CSLL (Contribuição Sobre o Lucro Líquido): cobrado em caso de contratação de prestadores de serviços. A alíquota varia entre 12% e 32%.

PIS/PASEP: Programa criado pelo Governo com o intuito de financiar particularmente o pagamento de seguro-desemprego e o abono salarial. Tem o mesmo prazo de recolhimento do INSS e tem o valor de 1% da folha, podendo sofrer variações de acordo com o estado em que se encontra o condomínio.

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