Confira quais são as obrigações que empresas inativas devem cumprir para evitar problemas fiscais e tributários

Você sabia que, mesmo estando inativa, as empresas ainda possuem obrigações com o Fisco? Sim! Muitos empreendedores não sabem disso e, se você é um destes, este artigo vai te ajudar a entender melhor esse processo.

O processo de encerramento de uma empresa não é uma tarefa simples, pois exige muita burocracia e procedimentos cheios de etapas. Assim, muitos empreendedores optam por manter a empresa como inativa, ao invés de providenciar o encerramento imediato, por ser menos dispendioso para o negócio.

O que muitas pessoas não sabem é que, mesmo que suas atividades habituais não estejam funcionando, essas empresas não estão livre de obrigações estatais, que devem ser cuidadosamente observadas, a fim de que sejam evitados futuros problemas.

O QUE É UMA EMPRESA INATIVA?

Empresas são enquadradas como inativas a partir do momento em que suspendem todas as atividades, sejam operacionais, patrimoniais ou financeiras, durante o ano-calendário. Isso pode decorrer de um processo de fusão, aquisição, incorporação ou qualquer outro fator que tenha gerado a paralisação.

Logo, para ser considerada inativa, não basta apenas a inexistência de faturamento ou receitas acessórias, é também condição essencial a ausência de qualquer movimentação financeira ou patrimonial, com a devida alteração contratual, informando o estado de inatividade. 

Desta forma, é necessário entender que o conceito de empresas inativas é distinto de empresas sem movimentação. Uma vez que a primeira se trata da paralisação das atividades, enquanto a última se trata da ausência de movimentações de caixa, contudo, as atividades continuam com eventuais transações.

É importante ressaltar que o pagamento de tributos relativos a exercícios anteriores e multas por descumprimento de obrigações acessórias não desqualificará a inatividade da empresa.

Além disso, mesmo estando com suas atividades paralisadas, essas empresas ainda precisam cumprir obrigações com o Fisco durante todo o período em que estiver inativa, o que pode acarretar sanções, caso não cumpridas devidamente.

QUAIS SÃO AS OBRIGAÇÕES DE UMA EMPRESA INATIVA?

As obrigações de empresas inativas não são apenas tributárias, pois é necessário transmitir informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias aos órgãos responsáveis, o que pode ser realizado boa parte através do SPED. Existem outros documentos e aplicativos necessários para que se possa transmitir ao fisco as informações solicitadas.

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é o sistema criado pelo governo federal, com o objetivo de receber as informações fiscais e contábeis das empresas para os órgãos responsáveis. Ele é composto por uma série de programas com intuito de prestar informações rápidas e confiáveis.

Logo, entre as obrigações incluem declarações mensais ou anuais relativas ao sistema tributário dos regimes Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional.

Assim, a empresa contribuinte precisa notificar todas as operações relativas as suas atividades durante o ano calendário. Caso isso não ocorra, a empresa está sujeita a sofrer graves sanções.

As Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), optantes pelo Simples Nacional, desde que permaneçam sem realizar atividades durante o ano-calendário, precisam entregar as seguintes informações:

1. Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP);
2. Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS);
3. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS negativa);
4. Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial);
5. Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf).

As empresas que fazem parte da modalidade Lucro Real e Lucro Presumido, precisam entregar, entre outras, as seguintes declarações:

1. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF negativa);
2. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS negativa);
3. Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP);
4. Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial);
5. Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf).

De modo geral, outros dados podem ser importantes como compensações de créditos, suspensão de exigibilidade do crédito tributário e eventuais parcelamentos. 

O QUE ACONTECE SE A EMPRESA INATIVA NÃO CUMPRIR COM ESSAS OBRIGAÇÕES?

Quando uma empresa inativa deixa de apresentar as declarações com as informações devidas, pode sofrer prejuízos e sanções perante o Fisco. 

Assim, entre as penalidades, o CNPJ pode ficar até inapto, o que impede os empresários de participarem de novos negócios, cabendo aos sócios a cobrança de dívidas e outras questões. Além disso, caso a obrigação não seja cumprida, será aplicada multa de até R$ 500 para cada declaração perdida.

De modo geral, não realizar as devidas entregas destas obrigações pode acarretar problemas para sua empresa, tais como:

1. Incidência de altas multas;
2. Exclusão definitiva da empresa;
3. Problemas no CPF do proprietário;
4. CNPJ Inapto;
5. CNPJ Suspenso.

QUANTO TEMPO UMA EMPRESA PODE FICAR INATIVA?

A partir do instante em que o empresário alterar o contrato da empresa enquadrando-a como empresa inativa e/ou entregar as obrigações acessórias com essa informação. Não existe um prazo mínimo, contato que se cumpra as obrigações necessárias. 

Destarte começa a transcorrer o prazo máximo cinco anos antes de ter seu registro cancelado pelo órgão de registro.

Ao final desse período, ou se preferir antes, o empresário precisa fazer uma nova alteração no contrato social e/ou comunicado ao órgão de registro de sua empresa informando o retorno das atividades. 

EMPRESAS INATIVAS PRECISAM DE CONTADOR?

Mesmo que ela não seja ativa, ou seja, não haja taxas e transações financeiras, é necessário o auxílio especializado de um contador, isso porque a empresa não foi extinta e ainda possui obrigações.

Essas obrigações podem variar de acordo com estado, município, bem como possuir especificidades do setor empresarial, o que torna o apoio de um contador especializado fundamental na hora de manter seus registros e obrigações regularizados.

Ele é o profissional indicado para te dar todo o suporte necessário no que diz respeito às entregas da empresa inativa ou sem movimento, além disso pode indicar os melhores caminhos para manter uma boa relação com os órgãos do Governo.

É importante ficar atento, porque as consequências do não cumprimento pode ser muito mais gravosas do que o investimento em uma assessoria contábil, o que garante tranquilidade e respeito às normas fiscais.

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